Política de tratamiento de datos personales

01Quiénes somos

El responsable del tratamiento de tus datos es Beyond limits gym (NIT 11524572223), con domicilio en Calle 90 #50-42, barrio Aranjuez, Medellín, Colombia.

Puedes contactarnos para cualquier asunto relacionado con tus datos personales en el correo y el WhatsApp que aparecen abajo. Atendemos ambos canales en días hábiles.

Domicilio

Calle 90 #50-42, barrio Aranjuez, Medellín, Colombia

Correo

privacidad@beyondlimits-gym.com

WhatsApp

+57 324 437 0202

Sedes

Aranjuez — Calle 90 #50-42, barrio Aranjuez · Estadio — Coliseo Jorge Hugo Giraldo, sector Estadio

02Qué datos tratamos

Tratamos únicamente los datos que necesitamos para prestarte el servicio y cumplir nuestras obligaciones legales y contables.

• Del acudiente: nombre completo, documento de identidad, teléfono, correo electrónico, dirección y datos de facturación.
• Del deportista: nombre completo, documento de identidad, fecha de nacimiento, nivel, grupo, sede, asistencia y, cuando el acudiente nos la informa, la novedad de salud o lesión que debemos tener en cuenta en clase.
• De la conversación por WhatsApp: los mensajes que nos escribes y los que te enviamos, incluidos audios, fotos y comprobantes de pago, junto con la fecha y el estado de entrega.
• De los pagos: valor, fecha, medio de pago, referencia y el comprobante que nos compartes.
• De la navegación en esta página: datos técnicos mínimos del servidor. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento de terceros.

Dos de estos datos son sensibles: la información de salud (la EPS y las condiciones médicas) y las fotografías en las que se reconoce la cara. Responder esas preguntas es voluntario y ninguna actividad del gimnasio se condiciona a que las entregues; las pedimos porque sirven para la seguridad del deportista y para poder entregarte sus fotos. Si nos envías otro dato sensible por iniciativa propia, puedes pedirnos que lo eliminemos.

03Para qué usamos tus datos

• Gestionar la inscripción, la matrícula y el retiro de los deportistas.
• Organizar las clases, los horarios, la asistencia, las reposiciones y los cambios de sede o de grupo.
• Generar y cobrar las mensualidades y demás conceptos, recibir y validar los pagos y emitir la factura electrónica.
• Comunicarnos contigo por WhatsApp, correo o teléfono sobre la operación del gimnasio: confirmaciones, recordatorios, cambios de horario, avisos de clase y respuestas a tus preguntas.
• Informarte sobre eventos, competencias, festivales y novedades del gimnasio, cuando lo hayas autorizado.
• Atender peticiones, quejas y reclamos, y dejar constancia de su trámite.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
• Mejorar el servicio: entender qué preguntan las familias y dónde falla la atención, con información agregada.

04Datos de niñas, niños y adolescentes

La mayoría de nuestros deportistas son menores de edad. Sus datos se tratan siempre en su interés superior y únicamente con la autorización previa del padre, la madre o el representante legal, quien es la persona que diligencia el formulario de inscripción y quien puede ejercer los derechos en su nombre.

No pedimos datos de los menores directamente a ellos, no les enviamos mensajes y no usamos sus datos para publicidad dirigida. La imagen del deportista solo se publica si el acudiente lo autorizó expresamente, y esa autorización puede retirarse en cualquier momento escribiéndonos.

05Cómo nos das tu autorización

Recogemos tu autorización de forma previa, expresa e informada, y guardamos la constancia de cuándo y cómo la diste. Puedes darla de tres maneras:

• Marcando la casilla correspondiente en el formulario de inscripción de esta página.
• Continuando la conversación por WhatsApp después de recibir el aviso de privacidad en el primer mensaje del asistente.
• Firmando el formato en físico en cualquiera de las sedes.

Puedes retirar tu autorización o solicitar la supresión de tus datos en cualquier momento, salvo cuando una obligación legal o contractual nos exija conservarlos (por ejemplo, los soportes contables de un pago ya realizado).

06El asistente de WhatsApp

El número de WhatsApp del gimnasio lo atiende un asistente automatizado con inteligencia artificial, acompañado del equipo humano. El asistente se identifica como tal en el primer mensaje de cada conversación.

Para responderte, el asistente consulta la información de tu familia que ya está en nuestro sistema: los deportistas inscritos, sus horarios, su asistencia y el estado de los pagos. Además, cada noche se genera un resumen corto de la conversación para no pedirte otra vez lo que ya nos contaste. Ese resumen describe el contexto de la familia; no decide cobros ni cupos, y cualquier dato que cambie (un pago, un horario, una inscripción) el asistente lo verifica en el sistema antes de responder.

Puedes pedir hablar con una persona en cualquier momento escribiendo «asesor» o simplemente pidiéndolo, y la conversación pasa al equipo. Si el asistente te da una información equivocada, escríbenos y la corregimos, incluido el resumen.

No tomamos decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti. La aprobación de una inscripción, la validación de un pago y cualquier cobro los revisa una persona del equipo.

07Con quién compartimos tus datos

No vendemos tus datos ni los compartimos con terceros para su publicidad. Para operar usamos proveedores de tecnología que tratan los datos por cuenta nuestra, siguiendo nuestras instrucciones y bajo contrato. Son estos:

Kynox LLC

Proveedor del software que opera el panel y el asistente de WhatsApp. Estados Unidos y Colombia.

Meta (WhatsApp)

Transporte de los mensajes de WhatsApp. WhatsApp Ireland Ltd. (Irlanda) y Meta Platforms Inc. (Estados Unidos).

Anthropic

Modelo de inteligencia artificial que redacta las respuestas del asistente y lee los comprobantes de pago. Estados Unidos. No usa esta información para entrenar sus modelos.

Supabase

Base de datos y almacenamiento de archivos. Estados Unidos.

Hetzner

Servidor donde corren las automatizaciones del asistente. Alemania.

Vercel

Alojamiento del panel y de esta página. Estados Unidos.

Siigo

Facturación electrónica ante la DIAN. Colombia.

Bold

Pasarela de pagos con tarjeta y links de pago. Colombia.

Groq

Transcribe a texto las notas de voz que nos envías por WhatsApp. Estados Unidos.

Resend

Envío de los correos del gimnasio. Estados Unidos.

Google

Correo corporativo y archivos internos del equipo. Estados Unidos.

Algunos de estos proveedores están fuera de Colombia. Estados Unidos y Alemania figuran en la lista de países con un nivel adecuado de protección de la Superintendencia de Industria y Comercio (Circular Externa 005 de 2017), e Irlanda hace parte de la Unión Europea. Además de eso, cada proveedor está vinculado por contrato a tratar los datos solo para prestarnos el servicio. También entregamos información a autoridades cuando la ley nos lo exige.

08Cuánto tiempo guardamos tus datos

Conservamos cada dato el tiempo necesario para la finalidad que lo justifica y para cumplir los plazos legales.

Datos de la familia y del deportista

Mientras la familia esté activa en el gimnasio y hasta 5 años después del retiro, por los plazos contables y de prescripción.

Conversaciones de WhatsApp

12 meses desde el último mensaje.

Audios, fotos y comprobantes

90 días; del comprobante conservamos después solo el valor, la fecha y la referencia.

Resúmenes del asistente

Se reescriben cada noche y se eliminan cuando la familia deja el gimnasio.

Soportes de pago y facturación

5 años, por obligación tributaria.

Autorizaciones y consentimientos firmados

De forma indefinida: son la prueba de lo que autorizaste y de lo que declaraste.

Vigencia de las bases de datos

Se mantienen mientras dure tu relación con el gimnasio y, después, durante los términos legales de conservación contable y de prescripción de acciones.

Cuando eliminamos información, también la eliminamos de nuestros proveedores. Las copias de seguridad se sobreescriben dentro de los plazos técnicos del proveedor.

09Tus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de los datos, o como representante legal de un menor, tienes derecho a conocer, actualizar y rectificar tus datos; a solicitar prueba de la autorización; a ser informado del uso que les damos; a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; a revocar la autorización y solicitar la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y a acceder gratuitamente a tus datos.

Para ejercerlos, escríbenos a privacidad@beyondlimits-gym.com o por WhatsApp al +57 324 437 0202 indicando tu nombre, tu documento y qué necesitas. Podemos pedirte un dato adicional para confirmar que eres quien dices ser, porque no vamos a entregarle la información de una familia a quien no corresponde.

Consultas

Respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, te explicamos por qué y respondemos dentro de los 5 días hábiles siguientes.

Reclamos

Respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no es posible, te informamos los motivos y la nueva fecha, que no supera los 8 días hábiles siguientes.

Si no quedas conforme con nuestra respuesta, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio. La ley pide que primero presentes el reclamo ante nosotros.

10Mensajes, horarios y cómo dejar de recibirlos

Los mensajes de operación (confirmaciones, recordatorios de clase, avisos de cambios y respuestas a lo que nos preguntas) hacen parte del servicio que contrataste.

Los mensajes comerciales y de cobro los enviamos solo por los canales que autorizaste y dentro de los horarios que fija la Ley 2300 de 2023: de lunes a viernes entre 7:00 a. m. y 7:00 p. m., y los sábados entre 8:00 a. m. y 3:00 p. m. No te escribimos domingos ni festivos, y no te contactamos más de una vez por semana por el mismo canal.

Para dejar de recibir mensajes comerciales, responde «BAJA» en WhatsApp o escríbenos. Los mensajes de operación y los relacionados con un pago pendiente continúan, porque hacen parte de la relación con el gimnasio.

11Cómo protegemos tus datos

La información viaja cifrada y se almacena cifrada. El acceso al panel está restringido al personal autorizado del gimnasio, con usuario propio, y queda registro de quién consulta la información de una familia. Nuestros proveedores de tecnología mantienen certificaciones de seguridad reconocidas.

Si llegara a ocurrir un incidente de seguridad que afecte tus datos, lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos de la ley y te informaremos cuando corresponda.

12Cambios en esta política

Esta es la versión 1.1, vigente desde el 26 de octubre de 2026. Si cambiamos las finalidades, los proveedores o los plazos de conservación, publicaremos la nueva versión en esta misma página y te avisaremos por los canales habituales antes de que aplique.